Normatividad Preguntas frecuentes Registro de inquietudes Directorio de entidades Chat de soporte Glosario de Términos

Formalización laboral

Ministerio del Trabajo

Toda empresa debe formalizar a sus trabajadores en aspectos como:

  1. Suscripción de un contrato de trabajo (cualquier actividad realizada personalmente, en continuada subordinación y con una retribución o salario se considera un contrato de trabajo).
  2. Cumplir con las obligaciones propias de la legislación laboral en cuanto a prestaciones sociales, remuneración mínima, horario de trabajo, horas extras, seguridad y salud en el trabajo, libre asociación, entre otras.
  3. Afiliar a sus empleados a la seguridad social: salud, pensiones, riesgos laborales y cajas de compensación familiar.

Una vez constituida la empresa ante la VUE y si requiere personal para iniciar su actividad empresarial, deberá formalizar un contrato de trabajo y realizar la afiliación al Sistema General de Seguridad Social (SGSS) teniendo en cuenta lo siguiente:

  • La Entidad Promotora de Salud (EPS) y el Fondo de Pensiones es de escogencia del trabajador.
  • La Aseguradora de Riesgos Laborales (ARL) y cajas de compensación familiar (CCF) son de escogencia del empleador.

La empresa debe realizar una inscripción previa en la ARL y CCF que escoja, directamente con estas entidades, antes de realizar los aportes.

Cuando usted crea su empresa a través de la VUE, toda la información que registra se reporta al final del día al Sistema Afiliación Transaccional (SAT). Tenga presente que el registro de rol empleador persona jurídica debe hacerlo a través de www.miseguridadsocial.gov.co y que este le permitirá a usted como empleador reportar todas las novedades de relación laboral al Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS).

Recuerde: A partir del 22 de mayo de 2018, de acuerdo con la resolución 768 de 2018, si usted ya ha efectuado el registro en el rol de empleador en el portal Mi Seguridad Social, ninguna EPS le puede exigir diligenciar el formulario de registro patronal ni sus respectivos anexos, como son la copia de la cédula del representante legal, la copia del RUT y el certificado de existencia y representación legal.

En todo caso, si usted prefiere realizar el registro patronal de manera presencial, puede acudir a los puntos de atención de la EPS elegida y presentar el formulario y sus anexos.

Las actividades empresariales y laborales están conectadas de forma vital, por lo cual ambas deben estar configuradas de manera que las dos puedan cumplir con sus objetivos esenciales, que son generar valor y riqueza en la primera y mejorar el bienestar social en la segunda.

Para ello, la empresa debe garantizar que sus trabajadores y sus familias puedan:
  • Acceder a los servicios de salud.
  • Cotizar para obtener una pensión que garantice el amparo ante eventualidades como la invalidez, la muerte o la vejez.
  • Ejercer sus actividades laborales protegidos ante los riesgos propios del trabajo.
  • Proteger integralmente al trabajador y a su familia por medio del subsidio familiar.

A su vez, este esfuerzo de la empresa debe reflejarse en un compromiso de los trabajadores en la realización de su labor y la calidad del trabajo.

La relación entre empresa (empleador) y trabajador (empleado), se rige por:

  • El Código Sustantivo del Trabajo, y
  • La legislación en seguridad social (Ley 100 de 1993 y relacionadas)

Estas disposiciones son de cumplimiento obligatorio.

Bajo este marco legal, se define el trabajo como toda actividad humana libre, ya sea material o intelectual, permanente o transitoria, que una persona natural ejecuta conscientemente al servicio de otra, y cualquiera que sea su objetivo, siempre que se efectúe en ejecución de un contrato de trabajo.

Es un acuerdo de voluntades por el cual una persona natural (empleado) se obliga a prestar un servicio por sí mismo a otra persona natural o jurídica (empleador), bajo la continua dependencia o subordinación de esta, y recibiendo a cambio una remuneración o salario.

En cualquier caso, si se presentan o manifiestan estos tres elementos: 1) un servicio prestado por el trabajador, 2) subordinación/dependencia y 3) remuneración, se considera que existe un contrato de trabajo, así no haya documento firmado por las partes o este se haya firmado como documento privado con nombre diferente a un contrato de trabajo.

En todo caso se aplica e interpreta la ley que sea más favorable al trabajador.

Los contratos de trabajo obedecen a características y necesidades específicas de acuerdo con la labor ejercida, por esta razón existen ciertas modalidades de contratos de acuerdo con el tiempo de duración:
  1. A término determinado o fijo.
  2. Por tiempo que dure la realización de la obra o labor determinada.
  3. Por tiempo indefinido.
  4. Ocasional, accidental o transitorio.

  1. Remuneración mínima correspondiente al salario mínimo mensual vigente, equivalente a los días trabajados.
  2. Cesantías e intereses de la misma, como ahorro en caso de quedar cesante, o acceso para vivienda y educación.
  3. Vacaciones: 15 días hábiles por año, remuneradas.
  4. Dotaciones: 3 por año, para trabajadores que devenguen menos de 2 Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV).
  5. Prima de servicio: un salario mensual por cada año laborado. Pagado por semestres.
  6. Aportes a subsidio familiar para el acceso a la compensación familiar, subsidio de educación, vivienda, capacitación.
  7. Aportes a SENA e ICBF por los trabajadores que devenguen más de 10 SMMLV.
  8. Aseguramiento en seguridad social como se menciona en la pregunta 1.
  9. Cumplimiento e implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

El contratista por prestación de servicios debe tener plena autonomía técnica y directiva, así como la realización de las actividades por sus propios medios. El contratista es el responsable de su afiliación y pago de la totalidad de la seguridad social, así:

Salud 16% del ingreso base de cotización
Pensión 12,5% del ingreso base de cotización
Riesgos laborales Cotización con la tarifa correspondiente al riesgo que le corresponda por su actividad.

El ingreso base de cotización del trabajador independiente corresponde al 40% del ingreso que reciba en el mes, sin que este sea inferior al SMMLV.

La empresa debe verificar y exigir contra el pago de los servicios, que el contratista haya realizado los aportes de seguridad social correspondientes a: salud, pensiones y riesgos laborales por él mismo, o en caso de ser una persona jurídica por las personas a cargo que prestan el servicio.

El pago de la seguridad social en salud, pensiones, riesgos laborales y cajas de compensación familiar, se realiza a través de la Planilla Integrada de Aportes a la Seguridad Social (PILA). Existen varios operadores de la PILA que puede escoger según la preferencia del empleador.

Para mayor información diríjase a la página de MinSalud, donde se explica ampliamente lo referente a la PILA o consulte el ABECE de la PILA.

Los aportes al SGSS se realizan en la PILA mensualmente de acuerdo con los siguientes porcentajes:

Subsistema Afiliación Administradora Aportes en la PILA
Salud Libre elección del trabajador a una sola EPS Entidad Promotora de Salud (EPS) Trabajador: 4%
Empleador: 8.5%
Pensiones Libre elección del trabajador a una sola AFP o Colpensiones Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantías (AFP) o Colpensiones Trabajador: 4%
Empleador: 12%
Riesgos laborales Libre elección del empleador Administradoras de Riesgos Laborales (ARL) Empleador: 100%
Subsidio familiar Libre elección del empleador Cajas de Compensación Familiar (CCF) Empleador: 4% del valor de la nómina

Importante: Actualmente, respecto de la cotización de salud del empleador (8.5%) las empresas (contribuyentes declarantes del impuesto de renta y complementarios) no están obligadas a pagar ese aporte para aquellos empleados que devenguen menos de diez (10) salarios mínimos legales vigentes (Artículo 65, Ley 1819 de 2016/artículo 114-1 del Estatuto Tributario).

Son una prestación social a cargo del empleador y a favor del trabajador, que corresponde a un mes de salario por cada año de servicios prestados o proporcionalmente al tiempo de servicio. Tiene como objetivo principal dar un auxilio monetario cuando la persona termine su relación laboral.

No obstante lo anterior, también se puede destinar este dinero para:

  • Adquisición, construcción y mejoras de vivienda,
  • Pagos de educación propia, del cónyuge o hijos.

La cesantía permanece en poder del empleador durante máximo un año, debido a que el valor causado en el año inmediatamente anterior deberá ser depositado a más tardar el 14 de febrero de cada año en el fondo de pensiones y cesantías que elija el trabajador.

De igual manera, el empleador debe pagar al empleado intereses sobre las cesantías, prestación que equivale a un 12% sobre el valor de las cesantías acumuladas al 31 de diciembre.

Para más información sobre formalización laboral, por favor consulte la Guía de Formalización Laboral y Seguridad Social o diríjase a la página web del Ministerio del Trabajo.

ESTE ES UN ESFUERZO DE: