Preguntas frecuentes

Libros de comercio electrónicos

Son el conjunto de hojas en formato físico o electrónico destinadas para el registro de la información relacionada con los negocios, la operación, la administración o el desarrollo de las actividades que se realizan en la empresa o entidad. 
 
Sobre los libros de comercio, el artículo 49 del Código de Comercio prevé que “se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos”.
 
Los libros de comercio contienen información relacionada con los negocios, operación, administración o eldesarrollo de las actividades propias que se realizan en la empresa.
 
La normatividad aplicable a los libros de comercio está contenida principalmente en:
 
  • El artículo 28 del Código de Comercio, modificado por el artículo 175 del Decreto 019 de 2012 
  • Los artículos 48 a 67 del mismo Código
  • Los artículos 123 a 135 del Decreto 2649 de 1993 
  • El Decreto 2270 de 2019 
  • El artículo 654 del Estatuto Tributario.
Para persona natural, no aplica la obligación de inscribir o registrar libros de comercio. 
 
Para persona jurídica S.A.S, dado que es un tipo de sociedad por acciones, debe registrar
 
  • Libro de actas de asamblea de accionistas
  • Libro de registro de accionistas.
 
Este es un resumen sobre el tema: 
 
Tipo persona Libros que debe llevar ¿Obligación de inscribir?
Persona natural a. Libro diario
b. Libro mayor y de balances
c. Libro de inventarios y balances
No
Persona jurídica a. Libro de registro de accionistas o socios.
b. Libro de actas de junta de socios (sociedades de personas) o asamblea de accionistas (sociedades por acciones).
c. Libros de contabilidad
•        Libro diario
•        Libro mayor y de balances
•        Libro de inventario y balances.
a. Libro de registro de accionistas o socios
b. Libro de actas de junta de socios (sociedades de personas) o asamblea de accionistas (sociedades por acciones).
 
La sociedad debería registrar sus libros de comercio tan pronto se haya constituido.
 
Si los libros no son registrados, no tendrán valor probatorio sino hasta la fecha de su inscripción.  Esta omisión puede traer sanciones y multas al empresario por parte de las superintendencias y las autoridades tributarias (Art.655 E.T.).
 
Una vez los libros se encuentren registrados en la Cámara de Comercio, se pueden realizar las anotaciones o asentamientos en ellos, los cuales pueden incluir eventos y operaciones efectuadas con antelación al registro de los libros.
Los libros de comercio en medio electrónico son aquellos documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999 (que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales), mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del Decreto 805 de 2013.
Para más información sobre la inscripción de libros electrónicos de comercio, diríjase a la página web de la Cámara de Comercio de Bogotá o comuníquese a través de sus canales de atención.
Gobierno de Colomiba
Banco Mundial
Confecámaras

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