Son el conjunto de hojas en formato físico o electrónico destinadas para el registro de la información relacionada con los negocios, la operación, la administración o el desarrollo de las actividades que se realizan en la empresa o entidad. Algunos son determinados por la ley como obligatorios y otros como auxiliares (optativos), para asegurar el completo entendimiento de los primeros.
Son documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles.