Preguntas frecuentes

Libros de comercio electrónicos

Son el conjunto de hojas en formato físico o electrónico destinadas para el registro de la información relacionada con los negocios, la operación, la administración o el desarrollo de las actividades que se realizan en la empresa o entidad. 
 
Sobre los libros de comercio, el artículo 49 del Código de Comercio prevé que “se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos”. 
 
Los libros de comercio contienen información relacionada con los negocios, operación, administración o el desarrollo de las actividades propias que se realizan en la empresa.
 
La normatividad aplicable a los libros de comercio está contenida principalmente en:
 
  • El artículo 28 del Código de Comercio, modificado por el artículo 175 del Decreto 019 de 2012. 
  • Los artículos 48 a 67 del mismo Código.
  • El Decreto 1074 de 2015.
  • El Decreto 2270 de 2019. 
  • El artículo 654 del Estatuto Tributario.
  • Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio. Título VIII Capítulo Segundo, numeral 2.1.9.2.1 y siguientes. 
Para persona natural, no aplica la obligación de inscribir o registrar libros de comercio. 
 
Para persona jurídica S.A.S, dado que es un tipo de sociedad por acciones, debe registrar
 
  • Libro de actas de asamblea de accionistas.
  • Libro de registro de accionistas.
 
Este es un resumen sobre el tema: 
 
Tipo persona Libros que debe llevar ¿Obligación de inscribir en el registro mercantil?
Persona natural a. Libro diario.
b. Libro mayor y de balances.
c. Libro de inventarios y balances.
No
Persona jurídica a. Libro de registro de accionistas o socios.
b. Libro de actas de junta de socios (sociedades de personas) o asamblea de accionistas (sociedades por acciones).
c. Libros de contabilidad
•        Libro diario.
•        Libro mayor y de balances.
•        Libro de inventario y balances.
a. Libro de registro de accionistas o socios.
b. Libro de actas de junta de socios (sociedades de personas) o asamblea de accionistas (sociedades por acciones).
 
La sociedad debería registrar sus libros de comercio tan pronto se haya constituido.
 
Si los libros no son registrados, no tendrán valor probatorio sino hasta la fecha de su inscripción.  Esta omisión puede traer sanciones y multas al empresario por parte de las superintendencias y las autoridades tributarias (Art. 655 E.T.).
 
Una vez los libros se encuentren registrados en la Cámara de Comercio, se pueden realizar las anotaciones o asentamientos en ellos, los cuales pueden incluir eventos y operaciones efectuadas con antelación al registro de los libros.
Los libros de comercio en medio electrónico son aquellos documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999 (que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales), mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del Decreto 1074 de 2015.
La VUE le permite realizar el proceso de inscripción de los siguientes libros de comercio electrónicos en el trámite del registro mercantil, todo en una misma transacción:
 
  1. Libro electrónico de registro de accionistas.
  2. Libro electrónico de actas de asamblea de accionistas.
Importante: a través de la VUE usted solamente podrá inscribir libros de comercio electrónicos, no físicos.
La VUE le permite realizar el proceso de solicitud de inscripción de los libros de comercio físicos o electrónicos en el mismo trámite de registro mercantil, todo en una misma transacción.  
 
La solicitud de inscribir los libros de comercio en el momento de constituir la empresa es opcional, y desde el inicio del proceso en la VUE, usted podrá estipular en la preliquidación cuál de los dos tipos desea inscribir: físicos o electrónicos.  
 
Si opta por inscribir los libros de comercio en cualquiera de estas dos modalidades, podrá solicitar la inscripción de los dos libros que exige la ley para persona jurídica S.A.S. o sólo uno.
 
Recuerde: la normatividad aplicable a los libros electrónicos no es igual al de los libros de comercio físicos, razón por la cual usted debe asegurarse de conocerla antes de tomar una decisión al respecto.
Usted podrá solicitar que le sea expedido el certificado de inscripción de los libros de comercio electrónicos que haya solicitado.
 
Siga estos pasos para solicitarlo:
 
 
  1. Ingrese a la sede virtual de la Cámara de Comercio de Cali y seleccione la opción “Obtener/Comprar Certificados de Cámara de Comercio”.  
 
  1. Seleccione la opción de compra rápida de certificados inmediatos para una empresa.
 
  1. Ingrese el NIT o el número de matrícula mercantil, lea y acepte los términos y condiciones de uso del servicio si está de acuerdo con su contenido y realice la búsqueda.
 
  1. Seleccione el tipo de certificado que desea adquirir e indique la cantidad.
 
  1. Ingrese el correo electrónico al cual desea que se le envíe la factura electrónica y el código de descarga.
 
  1. Suministre los datos para generar la factura electrónica y si está de acuerdo, autorice el tratamiento de sus datos personales.
 
  1. Realice el pago a través de los medios habilitados por la Cámara de Comercio.
 
Recuerde: solo se pueden obtener certificados de inscripción de libros de comercio electrónicos si el proceso de registro mercantil ha finalizado.
Las tarifas para inscripción de libros de comercio electrónicos son fijadas mediante decreto del Gobierno nacional.
 
En el preliquidador disponible en la sección de consultas de la VUE, usted puede consultar la tarifa vigente para:
 
  • La inscripción de libros de comercio electrónicos y
  • La expedición del certificado de inscripción de libros de comercio electrónicos.
La vigencia de la inscripción es de un año.
Una vez realizada la inscripción, durante un año el empresario tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio los archivos electrónicos que contengan las actas de juntas de socios o accionistas, los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión.
 
De la misma formala solicitud para asentar o hacer la anotación del archivo electrónico que contiene el acta en el libro de comercio electrónico que corresponda, deberá estar firmada digital o electrónicamente  por el representante legal, presidente o secretario.
 
Es responsabilidad del empresario proveer las firmas digitales o electrónicas y las estampas cronológicas necesarias.
 
Una vez recibidos los archivos electrónicos, la Cámara de Comercio los firmará digital o electrónicamente, dejando constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo por cualquier medio tecnológico disponible. 
 
A continuación, retornará al solicitante el archivo electrónico firmado al correo electrónico que tenga asociado en su registro.      
 
La Cámara de Comercio le informará al empresario la fecha límite para el envío de los archivos electrónicos destinados al libro.
Desde la fecha en que se registran los libros de comercio electrónicos, el empresario puede realizar anotaciones en ellos a través del servicio virtual que presta la Cámara de Comercio.
 
Siga estos pasos para realizar anotaciones en los libros de comercio electrónicos:
 
  1. Ingrese a la sede virtual de la Cámara de Comercio de Cali y en la opción “Actualizar e inscribir información empresarial”, seleccione el servicio “Libros electrónicos”.
 
  1. Escoja la opción “Asentamientos”, lea y acepte los términos y condiciones de uso del servicio si está de acuerdo con estos.
 
  1. Ingrese los datos de la persona jurídica y del libro electrónico registrado en el cual va a realizar el asentamiento.
 
Recuerde que los archivos electrónicos con destino al libro de actas de la Asamblea de Accionistas deben estar firmados electrónicamente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión, y la solicitud de asentamiento en ese libro deberá ser firmada electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario.
 
Por su parte, los archivos electrónicos destinados al libro de registro de accionistas deberán ser firmados electrónicamente por el representante legal, al igual que la solicitud de asentamiento.
 
  1. Una vez finalice el proceso, se le enviará al correo electrónico registrado el archivo electrónico firmado digitalmente por la Cámara de Comercio, y se le informará la fecha límite para el envío de archivos electrónicos destinados al libro registrado.
  
Recuerde: dentro del año siguiente a la fecha de inscripción del libro, usted puede realizar sin costo adicional los asentamientos en el libro electrónico registrado.
 
Importante: cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro electrónico, usted debe solicitar expresamente el registro individual de las mismas ante la Cámara de Comercio.
Para más información sobre la inscripción de libros electrónicos de comercio, diríjase a la sede virtual de la Cámara de Comercio de Cali.
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