Cuando se crea una nueva empresa en Colombia, nacen también una serie de obligaciones tributarias que se deben cumplir desde el primer día de operaciones. ¿Debe declarar renta? ¿Es responsable de IVA? ¿Tiene que presentar y pagar ICA en su municipio? Si no lo tiene claro, la Ventanilla Única Empresarial (VUE) tiene las respuestas.

Esta plataforma de simplificación de trámites ya opera en 130 municipios del país, facilitando la creación de empresas y su gestión. La VUE opera como un portal de trámites y servicios empresariales, entre los que se incluye la Consulta de Responsabilidades Tributarias.

De esa forma, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y las secretarías de hacienda de las ciudades en donde ya se cuenta con los servicios de la VUE facilitan la gestión tributaria de los emprendedores y empresarios. Así, se evitan multas y sanciones por la no presentación de sus declaraciones.

Sus responsabilidades tributarias dependen de su actividad económica, el tipo de empresa y el régimen tributario en el que opera. Por ejemplo, en mayo comienzan los vencimientos para presentar la declaración de renta, obligación que aplica a todas las empresas que operan como Persona Jurídica, con algunas excepciones.

Vale la pena recordar que la VUE es una plataforma del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo operada en alianza con Confecámaras. El servicio de Consulta de Responsabilidades Tributarias no tiene costo, está disponible en el portal de la VUE y no requiere de registro previo.

Una responsabilidad tributaria es cualquier obligación formal que tiene como contribuyente frente a un tema tributario. Puede ser el pago de un impuesto, como el de renta; el reporte de información exógena; el cumplimiento de funciones como agente retenedor o una calidad especial que le asigna la DIAN, como ser gran contribuyente.

Hay un punto clave que debe tener presente: que el sistema identifique una responsabilidad a su cargo no significa necesariamente que deba realizar un pago. Para saber si efectivamente debe pagar y cuánto, es recomendable consultar con su contador el Estatuto Tributario.

El Registro Único Tributario (RUT) es el documento que lo identifica ante la DIAN como contribuyente y donde quedan registradas todas sus obligaciones fiscales. La casilla 53, denominada “Responsabilidades, Calidades y Atributos", es donde deben aparecer exactamente las responsabilidades que esta consulta le ayuda a identificar.

Si va a inscribirse en el RUT por primera vez, los datos que arroje esta consulta le serán exigidos durante ese proceso. Si ya tiene RUT, el resultado le sirve para verificar que todo esté en orden. Tener esa casilla desactualizada puede generar problemas en cruces de información con la DIAN. Esta consulta es el primer paso para evitarlos.

El proceso es sencillo, pero requiere precisión.

Ingrese a la Ventanilla Única Empresarial (VUE) y busque la opción de Trámites y Servicios. Una vez ahí, busque en la pestaña de ‘Servicios’ la opción de ‘Consulta de responsabilidades tributarias’.

Seleccione si es Persona Natural o Persona Jurídica. El sistema le hará una serie de preguntas sobre su realidad económica: si declara renta o quiere acogerse al Régimen Simple; si su actividad está gravada con IVA; si opera en el sector de restaurantes o bares, o si tiene funciones especiales, como representante legal o revisor fiscal.

Las preguntas se responden según su actividad económica principal —la que desarrolla o va a desarrollar— y los ingresos que provienen de ella.

Cuando selecciona ‘Consultar’, el sistema le muestra las posibles responsabilidades tributarias a su cargo. Cada una aparece con su nombre, su código para el RUT y una descripción que cita la norma del Estatuto Tributario que la sustenta, para que pueda consultarla directamente o compartirla con su contador.

Si constituyó o va a constituir su empresa a través de la VUE, el proceso se integra. La información del Registro Mercantil, el RUT y la inscripción en el Registro de Industria y Comercio con la Secretaría de Hacienda municipal, fluyen en un solo trámite. Tenga en cuenta que, por el momento, esta integración aplica en los 130 municipios en los que ya opera la VUE.

De esa forma, conoce todas sus obligaciones de impuestos sin tener que hacer consultas en múltiples entidades, sin duplicar documentos y sin hacer filas.

Además de conocer sus compromisos tributarios, a través de la VUE puede realizar más de 40 trámites empresariales en línea. Para los empresarios de estos municipios, conocer sus responsabilidades tributarias desde el momento de la creación de la empresa —y tenerlas correctamente registradas en el RUT desde el primer día— marca una diferencia real en tiempo y costos.

Tip: Antes de hablar con su contador sobre la declaración de renta, haga la consulta en la VUE. Llegar a esa conversación sabiendo exactamente qué responsabilidades tributarias tiene —o cuáles debería actualizar— le ahorra tiempo y evita sorpresas.