Inscripción como proponente del estado en el Registro Único de Proponentes (RUP)
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¿Cómo inicio el proceso?
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¿Tiene costo?
Duración
¿Cuándo realizarlo?
¿A dónde ir?
Descripción
El Registro Único de Proponentes es un registro de creación legal, delegado a las Cámaras de Comercio, en el cual deben inscribirse todas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, cuya finalidad es suministrar a estas entidades y en general a todas las personas interesadas, la información relacionada con un contratista, particularmente en lo relacionado con sus requisitos habilitantes de experiencia contractual, capacidad jurídica, capacidad financiera, capacidad de organización y de experiencia.
En este registro consta, además de los requisitos habilitantes, la información remitida por las entidades estatales sobre contratos que le han sido adjudicados a los proponentes, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados; así como, las multas y sanciones en firme relacionadas con su conducta en desarrollo de los procesos contractuales.
¿Cuándo aplica cada uno de los trámites?
Inscripción: Aplica para nuevos proponentes y para aquellos a quienes les hayan cesado los efectos jurídicos por no renovar su Registro Único de Proponentes -RUP- en el tiempo establecido por la ley. La inscripción puede ser solicitada en cualquier momento.
Renovación: Trámite que prorroga la vigencia de la inscripción en el RUP y sus efectos. Se debe realizar entre el primero de enero y el quinto día hábil de abril de cada año. En caso de no efectuarse en este término, cesarán los efectos jurídicos y el proponente deberá tramitar de nuevo su inscripción.
Actualización: El proponente inscrito puede modificar en cualquier momento la información que corresponde a su experiencia y capacidad jurídica. Los proponentes no podrán modificar la información financiera reportada en la inscripción o renovación. Las normas vigentes definen en qué casos pueden presentar la actualización de los datos financieros o cuando sea una orden de autoridad competente.
Cambio de domicilio: Este trámite se lleva a cabo para el proponente inscrito y vigente en el RUP, que ha cambiado su domicilio principal y producto de esta situación se debe trasladar su registro único de proponentes.
En el evento en que el proponente no esté inscrito en los registros a cargo de las Cámaras de Comercio, si cambia su domicilio, deberá solicitar la actualización del RUP por traslado de domicilio, sin costo alguno.
Cancelación: Es la solicitud voluntaria del proponente para no continuar con el RUP y se hace a través del diligenciamiento del formulario RUES seleccionando la opción de cancelación. Puede realizarse en cualquier momento.
¿A dónde ir?
El solicitante puede realizar sus trámites de manera presencial en las sedes o a través de la página web de la Cámara de Comercio de su domicilio principal.
El interesado podrá presentar la solicitud ante cualquier cámara de comercio del país, no obstante, será la cámara de comercio del domicilio principal del proponente, la responsable del procedimiento correspondiente para su estudio e inscripción.
A través de la Ventanilla Única Empresarial – VUE, el empresario puede realizar la creación de su empresa y conocer la información relacionada con los trámites y requisitos que puede adelantar en el Registro Único de Proponentes.
¿Cuánto tarda el trámite?
Las solicitudes de inscripción, renovación y actualización en el Registro Único de Proponentes se resuelven dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su radicación de acuerdo con lo previsto en los artículos 14 y 17 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo; no obstante, cada Cámara de Comercio puede establecer promesas de servicio inferiores al término legal.
¿Qué costos tiene?
Las tarifas vigentes para el año 2025 son las siguientes:
| Inscripción por cada proponente | $792.000 |
| Renovación por cada proponente | $792.000 |
| Actualización o modificación de la inscripción | $423.000 |
| Certificados | $72.000 |
| Expedición de copias | $3.900 |
¿Qué necesito para realizar el trámite?
Persona natural con matrícula mercantil
Señor usuario, para ser inscrito en el RUP debe reunir la siguiente documentación:
- Formulario del Registro Único Empresarial y Social -RUES- debidamente diligenciado y firmado.
- Copia del Registro Único Tributario RUT, expedido por la DIAN.
- Declaración de cumplimiento del pago de parafiscales y seguridad social. (artículo 50 de la Ley 789 de 2002).
- Copia del documento de identificación.
- Certificación del tamaño de la empresa, acogiendo los criterios establecidos en el 957 de 2019 adicionado al Decreto 1074 de 2015.
- Estados financieros del último cierre fiscal, suscritos por el proponente y por contador con su certificación y notas, preparados y presentados bajo los estándares de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
- Certificación firmada por el contador, en la que se indiquen los gastos de intereses reportados en el formulario RUES - Anexo 2 en el indicador de razón de cobertura de intereses, de acuerdo con el concepto No. 2017-261 del 21 de marzo de 2017 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública.
- Certificación firmada por el contador, en la que se establezca las equivalencias de las distintas cuentas, en el evento en el que las partidas contables sean distintas a las exigidas en el Decreto 1082 de 2015.
Recuerde que la información financiera reportada en el RUP debe ser coherente con la que consta en su registro mercantil.
- Copia de la tarjeta profesional del contador, revisor fiscal o auditor, según corresponda, que firma los documentos, junto con la certificación sobre su vigencia, expedida por parte de la Junta Central de Contadores, con máximo 3 meses
- Certificados de la experiencia en la provisión de los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales; los cuales deben ser expedidos por terceros que hayan recibido tales bienes, obras o servicios y deben corresponder a contratos ejecutados o copias de los contratos suscritos por las partes, orden de compra, de servicio, aceptación de la oferta o acta de liquidación. Cuando el interesado no puede obtener tal certificado o documentos mencionados, el interesado debe indicar en cada certificado cada copia de los contratos, orden de compra, de servicio, aceptación de la oferta o acta de liquidación, los bienes, obras y servicios a los cuales corresponde la experiencia que pretende acreditar, identificándolos con el Clasificador de Bienes y Servicios (UNSPSC) en el tercer nivel. Las Cámaras de Comercio tienen a su disposición modelos de certificaciones que podrá usar para estos fines.
- De conformidad con lo previsto en los Decretos 359 y 579 de 2021, en el trámite de inscripción, el proponente podrá aportar la información financiera correspondiente a los tres (3) últimos años anteriores al respectivo acto. En aquellos eventos en que el proponente no tenga la antigüedad suficiente para aportar la información financiera correspondiente a los tres (3) años descritos, podrá acreditar dicha información desde su primer cierre fiscal.
Persona natural no inscrita en el Registro Mercantil
Señor usuario, para ser inscrito en el RUP debe reunir la siguiente documentación:
- Formulario del Registro Único Empresarial y Social -RUES- debidamente diligenciado y firmado.
- Copia del Registro Único Tributario RUT, expedido por la DIAN.
- Copia del documento de identificación.
- Declaración de cumplimiento del pago de parafiscales y seguridad social. (artículo 50 de la Ley 789 de 2002).
- Certificación del tamaño de la empresa, acogiendo los criterios establecidos en el Decreto 957 de 2019.
- En caso de personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, acreditará la capacidad financiera y organizacional aportando certificación firmada por el proponente y el contador, en donde conste de manera detallada cada uno de los rubros financieros que componen los indicadores financieros.
- Si la persona está obligada a llevar contabilidad deberá aportar estados financieros del último cierre fiscal, suscritos por el proponente y el contador con su certificación, preparados y presentados bajo los estándares de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) con sus notas.
- Certificación firmada por el contador, en la que se indiquen los gastos de intereses reportados en el formulario RUES - Anexo 2 en el indicador de razón de cobertura de intereses de acuerdo con el concepto No. 2017-261 del 21 de marzo de 2017 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública.
- Certificación firmada por el contador, en la que se establezca las equivalencias de las distintas cuentas, en el evento en el que las partidas contables sean distintas a las exigidas en el Decreto 1082 de 2015.
- Copia de la tarjeta profesional del contador, revisor fiscal o auditor, según corresponda que firma los documentos, junto con la certificación sobre su vigencia, expedida por parte de la Junta Central de Contadores, con máximo 3 meses.
- Certificados de la experiencia en la provisión de los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales, los cuales deben ser expedidos por terceros que hayan recibido tales bienes, obras o servicios y deben corresponder a contratos ejecutados o copias de los contratos suscritos por las partes, orden de compra, de servicio, aceptación de la oferta o acta de liquidación, cuando el interesado no puede obtener tal certificado o documentos mencionados. El interesado debe indicar en cada certificado cada copia de los contratos, orden de compra, de servicio, aceptación de la oferta o acta de liquidación, los bienes, obras y servicios a los cuales corresponde la experiencia que pretende acreditar, identificándolos con el Clasificador de Bienes y Servicios (UNSPSC) en el tercer nivel. Las Cámaras de Comercio tienen a su disposición modelos de certificaciones que podrá usar para estos fines.
- De conformidad con lo previsto en los Decretos 359 y 579 de 2021, en el trámite de inscripción, el proponente podrá aportar la información financiera correspondiente a los tres (3) últimos años anteriores al respectivo acto. En aquellos eventos en que el proponente no tenga la antigüedad suficiente para aportar la información financiera correspondiente a los tres (3) años descritos, podrá acreditar dicha información desde su primer cierre fiscal.
- El RUP contiene los proveedores sobre los cuales se certifica su idoneidad para contratar con el Estado a través de procesos licitatorios y concurso de méritos.
- La calificación y clasificación certificada por las Cámaras de Comercio constituye plena prueba de la información del proponente.
- Da publicidad a los requisitos que habilitan al proponente, como su capacidad jurídica, financiera, de organización y experiencia.
- Permite a los proponentes participar en los procesos de contratación ante las entidades estatales.
No es necesario que se inscriba en el RUP cuando se pretenda celebrar alguno de los siguientes contratos:
- Contratación directa.
- Contratos de mínima cuantía.
- Contratos para la prestación de servicios de salud.
- Contratos de concesión de cualquier índole.
- Contratos para adquirir productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrecen en bolsas de productos legalmente constituidas.
- Contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales o industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta.
- Enajenación de bienes del Estado.
- Personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las Entidades Estatales.
- Los consorcios y las uniones temporales no se inscriben en el RUP, quienes se inscriben son cada uno de sus integrantes.
El Registro Único de Proponentes (RUP) debe renovarse de forma anual entre el primero de enero y hasta el quinto día hábil del mes de abril de cada año, sin tener en cuenta la fecha de inscripción del proponente. En la renovación debe actualizar la información financiera.
Al renovar en las fechas estipuladas el RUP, usted podrá tener ventajas como:
- Estar habilitado para contratar con el Estado.
- Obtener certificados actualizados.
- Mantener vigente los efectos del registro.
Si el proponente no renueva su inscripción en el RUP, dentro del término legalmente establecido, cesarán sus efectos jurídicos y deberá solicitar nuevamente la inscripción con todos los requisitos legales.
El Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas (The United Nations Standard Products and Services Code) es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios.
Para efectos de la inscripción en el Registro Único de Proponentes, el interesado debe indicar los códigos que correspondan expresándolos hasta el tercer nivel (clase), es decir, que la codificación a certificar debe tener por lo menos seis dígitos, los cuales corresponden al segmento, a la familia y a la clase de bienes y servicios a ofrecer a las distintas entidades estatales por el proponente.
El proponente se autoclasifica de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios de la ONU (UNSPSC) en el tercer nivel: 1. Segmento; 2. Familia; 3. Clase. (Seis dígitos)los dos últimos dígitos se certifican con valor cero (0). La versión implementada en Colombia es la UNSPSC V.14.080, traducida al español.
Para mayor información, visite el sitio web www.colombiacompra.gov.co.
Las actuaciones inscritas por las Cámaras de Comercio en el Registro Único de Proponentes, quedarán en firme pasados diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente de su publicación en el Registro Único Empresarial y Social (RUES), siempre y cuando no se haya interpuesto recurso alguno contra esta actuación.
En el Registro Único de Proponentes (RUP), se registra la siguiente información:
- Datos generales del proponente.
- Capacidad jurídica.
- Experiencia.
- Capacidad financiera.
- Capacidad organizacional.
- Clasificación del proponente con base en los bienes, obras o servicios que ofrecerá a las entidades Estatales.
- Reportes efectuados por las entidades estatales de los contratos adjudicados, en ejecución y ejecutados, multas, sanciones e inhabilidades del proponente.
Personas jurídicas inscritas en los registros a cargo de las Cámaras de Comercio – Sociedades y Entidades sin Ánimo de Lucro.
Para la inscripción en el RUP usted deberá reunir la siguiente documentación:
- Formulario del Registro Único Empresarial y Social -RUES- debidamente diligenciado y firmado.
- Copia del Registro Único Tributario RUT, expedido por la DIAN.
- Declaración de cumplimiento del pago de parafiscales y seguridad social (artículo 50 de la Ley 789 de 2002).
- Certificación del tamaño de la empresa, acogiendo los criterios establecidos en el Decreto 957 de 2019.
- Estados financieros de la entidad y los estados financieros consolidados del grupo empresarial, cuando la norma aplicable lo exige, auditados con sus notas (Estado de situación financiera). (Estado de resultados). Si el interesado no tiene antigüedad suficiente para tener estados financieros auditados a 31 de diciembre, debe inscribirse con estados financieros de corte trimestral, suscritos por el representante legal y el auditor o contador o estados financieros de apertura.
- Recuerde que la información financiera reportada en el RUP debe ser coherente con la que consta en su registro mercantil o de Entidades sin Ánimo de Lucro.
- Certificación firmada por el revisor fiscal o contador según el caso, en la que se indiquen los gastos de intereses reportados en el formulario RUES - Anexo 2 en el indicador de razón de cobertura de intereses, de acuerdo con el concepto No. 2017-261 del 21 de marzo de 2017 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública.
- Certificación firmada por el contador o revisor fiscal según el caso, en la que se establezca las equivalencias de las distintas cuentas, en el evento en el que las partidas contables sean distintas a las exigidas en el Decreto 1082 de 2015.
- Certificado expedido por el representante legal y el contador, auditor o revisor fiscal, según el caso, en el que conste la identificación de los miembros del grupo empresarial, la situación de control y los controlantes y controlados, en caso de que exista situación de control o grupo empresarial. Si el proponente no es parte de un grupo empresarial y/o situación de control, debe anexar certificación expedida por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador, donde conste que no hace parte de un grupo empresarial, no ejerce control sobre otras actividades y no hay situación de control sobre el interesado.
- Copia de los documentos adicionales exigidos por la Superintendencia de Sociedades respecto de las sociedades sometidas a su inspección, vigilancia o control.
- Copia de la tarjeta profesional del contador, revisor fiscal o auditor, según corresponda que firma los documentos, junto con la certificación sobre su vigencia, expedida por parte de la Junta Central de Contadores, con máximo 3 meses.
- Certificados de la experiencia en la provisión de los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales, los cuales deben ser expedidos por terceros que hayan recibido tales bienes, obras o servicios y deben corresponder a contratos ejecutados o copias de los contratos suscritos por las partes, orden de compra, de servicio, aceptación de la oferta o acta de liquidación, cuando el interesado no puede obtener tal certificado o documentos mencionados. El interesado debe indicar en cada certificado cada copia de los contratos, orden de compra, de servicio, aceptación de la oferta o acta de liquidación, los bienes, obras y servicios a los cuales corresponde la experiencia que pretende acreditar, identificándolos con el Clasificador de Bienes y Servicios (UNSPSC) en el tercer nivel. Las Cámaras de Comercio tienen a su disposición modelos de certificaciones que podrá usar para estos fines.
- De conformidad con lo previsto en los Decretos 359 y 579 de 2021, en el trámite de inscripción, el proponente podrá aportar la información financiera correspondiente a los tres (3) últimos años anteriores al respectivo acto. En aquellos eventos en que el proponente no tenga la antigüedad suficiente para aportar la información financiera correspondiente a los tres (3) años descritos, podrá acreditar dicha información desde su primer cierre fiscal.
Personas jurídicas NO inscritas en los registros a cargo de las Cámaras de Comercio – Registro Mercantil y Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro
Para la inscripción en el RUP deberá aportar la siguiente información:
- Formulario del Registro Único Empresarial y Social -RUES- debidamente diligenciado y firmado.
- Copia del Registro Único Tributario RUT, expedido por la DIAN.
- Certificado de existencia y representación legal emitido por la entidad competente, con fecha de expedición no superior a dos (2) meses de antelación, el cual deberá reunir cuanto menos los siguientes datos:
- Nombre o razón social completa del proponente.
- Modificaciones de la razón social.
- Tipo, número y fecha del documento de constitución o creación.
- Fecha, clase de documento y entidad que reconoce la personería jurídica.
- Duración de la persona jurídica.
- Domicilio de la persona jurídica.
- Nombre e identificación del representante legal.
- Facultades y limitaciones del representante legal, si las tuviere.
Cuando el certificado aportado por el proponente no reúna los datos citados en el presente literal, deberá anexarse la copia de los estatutos certificados por la entidad competente en donde conste la información faltante.
Cuando la autoridad no tenga dentro de sus funciones la de certificar los estatutos de sus vigiladas, éstos se harán acompañar de una certificación expedida por el representante legal en la que se declare que los mismos corresponden fielmente a los estatutos vigentes de la persona jurídica. Cuando la duración de la entidad no se encuentre en el certificado de existencia y representación legal o en los estatutos, se deberá acreditar con una certificación expedida por el representante legal del proponente.
Las personas de derecho público que hayan sido creadas mediante Ley o acto administrativo y que no cuenten con la documentación señalada en el presente literal, deberán adjuntar copia del acto administrativo de creación y el documento idóneo que acredite el nombramiento, facultades y limitaciones del representante legal.
Por cada representante legal que tenga la entidad debe aportarse un anexo del formulario donde consten las facultades y limitaciones de cada uno de ellos.
- Declaración de cumplimiento del pago de parafiscales (artículo 50 de la Ley 789 de 2002).
- Certificación del tamaño de la empresa, acogiendo los criterios establecidos en el Decreto 957 de 2019.
- Estados financieros de la entidad y los estados financieros consolidados del grupo empresarial, cuando la norma aplicable lo exige, auditados con sus notas (Estado de situación financiera). (Estado de resultados). Si el interesado no tiene antigüedad suficiente para tener estados financieros auditados a 31 de diciembre, debe inscribirse con estados financieros de corte trimestral, suscritos por el representante legal y el auditor o contador o estados financieros de apertura.
Recuerde que la información financiera reportada en el RUP debe ser coherente con la que consta en su registro mercantil o de Entidades sin Ánimo de Lucro.
- Certificación firmada por el revisor fiscal o contador según el caso, en la que se indiquen los gastos de intereses reportados en el formulario RUES - Anexo 2 en el indicador de razón de cobertura de intereses, de acuerdo con el concepto No. 2017-261 del 21 de marzo de 2017 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública.
- Certificación firmada por el contador o revisor fiscal según el caso, en la que se establezca las equivalencias de las distintas cuentas, en el evento en el que las partidas contables sean distintas a las exigidas en el Decreto 1082 de 2015.
- Certificado expedido por el representante legal y el contador, auditor o revisor fiscal, según el caso, en el que conste la identificación de los miembros del grupo empresarial, la situación de control y los controlantes y controlados, en caso de que exista situación de control o grupo empresarial. Si el proponente no es parte de un grupo empresarial y/o situación de control, debe anexar certificación expedida por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador, donde conste que no hace parte de un grupo empresarial, no ejerce control sobre otras actividades y no hay situación de control sobre el interesado.
- Copia de los documentos adicionales exigidos por la Superintendencia de Sociedades respecto de las sociedades sometidas a su inspección, vigilancia o control.
- Copia de la tarjeta profesional del contador, revisor fiscal o auditor, según corresponda que firma los documentos, junto con la certificación sobre su vigencia, expedida por parte de la Junta Central de Contadores, con máximo 3 meses.
- Certificados de la experiencia en la provisión de los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales, los cuales deben ser expedidos por terceros que hayan recibido tales bienes, obras o servicios y deben corresponder a contratos ejecutados o copias de los contratos suscritos por las partes, orden de compra, de servicio, aceptación de la oferta o acta de liquidación, cuando el interesado no puede obtener tal certificado o documentos mencionados. El interesado debe indicar en cada certificado cada copia de los contratos, orden de compra, de servicio, aceptación de la oferta o acta de liquidación, los bienes, obras y servicios a los cuales corresponde la experiencia que pretende acreditar, identificándolos con el Clasificador de Bienes y Servicios (UNSPSC) en el tercer nivel. Las Cámaras de Comercio tienen a su disposición modelos de certificaciones que podrá usar para estos fines.
- De conformidad con lo previsto en los Decretos 359 y 579 de 2021, en el trámite de inscripción, el proponente podrá aportar la información financiera correspondiente a los tres (3) últimos años anteriores al respectivo acto. En aquellos eventos en que el proponente no tenga la antigüedad suficiente para aportar la información financiera correspondiente a los tres (3) años descritos, podrá acreditar dicha información desde su primer cierre fiscal.
- El RUP contiene los proveedores sobre los cuales se certifica su idoneidad para contratar con el Estado a través de procesos licitatorios y concurso de méritos.
- La calificación y clasificación certificada por las Cámaras de Comercio constituye plena prueba de la información del proponente.
- Da publicidad a los requisitos que habilitan al proponente, como su capacidad jurídica, financiera, de organización y experiencia.
- Permite a los proponentes participar en los procesos de contratación ante las entidades estatales.
No es necesario que se inscriba en el RUP cuando se pretenda celebrar alguno de los siguientes contratos:
- Contratación directa.
- Contratos de mínima cuantía.
- Contratos para la prestación de servicios de salud.
- Contratos de concesión de cualquier índole.
- Contratos para adquirir productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrecen en bolsas de productos legalmente constituidas.
- Contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales o industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta.
- Enajenación de bienes del Estado.
- Personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las Entidades Estatales.
- Los consorcios y las uniones temporales no se inscriben en el RUP, quienes se inscriben son cada uno de sus integrantes.
El Registro Único de Proponentes (RUP) debe renovarse de forma anual entre el primero de enero y hasta el quinto día hábil del mes de abril de cada año, sin tener en cuenta la fecha de inscripción del proponente. En la renovación debe actualizar la información financiera.
Al renovar en las fechas estipuladas el RUP, usted podrá tener ventajas como:
- Estar habilitado para contratar con el Estado.
- Obtener certificados actualizados.
- Mantener vigente los efectos del registro.
Si el proponente no renueva su inscripción en el RUP, dentro del término legalmente establecido, cesarán sus efectos jurídicos y deberá solicitar nuevamente la inscripción con todos los requisitos legales.
El Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas (The United Nations Standard Products and Services Code) es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios.
Para efectos de la inscripción en el Registro Único de Proponentes, el interesado debe indicar los códigos que correspondan expresándolos hasta el tercer nivel (clase), es decir, que la codificación a certificar debe tener por lo menos seis dígitos, los cuales corresponden al segmento, a la familia y a la clase de bienes y servicios a ofrecer a las distintas entidades estatales por el proponente.
El proponente se autoclasifica de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios de la ONU (UNSPSC) en el tercer nivel: 1. Segmento; 2. Familia; 3. Clase. (Seis dígitos)los dos últimos dígitos se certifican con valor cero (0). La versión implementada en Colombia es la UNSPSC V.14.080, traducida al español.
Para mayor información, visite el sitio web www.colombiacompra.gov.co.
Las actuaciones inscritas por las Cámaras de Comercio en el Registro Único de Proponentes, quedarán en firme pasados diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente de su publicación en el Registro Único Empresarial y Social (RUES), siempre y cuando no se haya interpuesto recurso alguno contra esta actuación.
En el Registro Único de Proponentes (RUP), se registra la siguiente información:
- Datos generales del proponente.
- Capacidad jurídica.
- Experiencia.
- Capacidad financiera.
- Capacidad organizacional.
- Clasificación del proponente con base en los bienes, obras o servicios que ofrecerá a las entidades Estatales.
- Reportes efectuados por las entidades estatales de los contratos adjudicados, en ejecución y ejecutados, multas, sanciones e inhabilidades del proponente.
Sociedad Extranjera con sucursal en Colombia
- Formulario del Registro Único Empresarial y Social -RUES- debidamente diligenciado y firmado.
- Copia del Registro Único Tributario RUT, expedido por la DIAN.
- Declaración de cumplimiento del pago de parafiscales y seguridad social (artículo 50 de la Ley 789 de 2002).
- Certificación del tamaño de la empresa, acogiendo los criterios establecidos en el Decreto 957 de 2019.
- Aportar los documentos que acrediten la existencia y representación legal de la sociedad extranjera en el país de origen. Para el caso de las facultades del represente legal, este debe contar como mínimo con la representación legal de la casa matriz.
- El documento para acreditar la personería jurídica deberá incluir como mínimo los siguientes datos:
- Nombre o razón social del proponente.
- Tipo, número y fecha del documento de constitución o creación.
- Fecha y clase de documento por el cual se reconoce la personería jurídica.
- Duración.
- Cuando en el documento aportado que acredita la existencia y representación legal de la persona jurídica no cuente con toda la información requerida, podrán adjuntar una certificación del representante legal de la sociedad extranjera o en su defecto del mandatario de la sucursal en Colombia con los datos faltantes.
- Las sociedades extranjeras pueden estar representadas por el mandatario y/o representante legal de su sucursal o por un tercero.
- Certificado expedido por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador, en el que conste la identificación de los miembros del grupo empresarial, la situación de control y los controlantes y controlados, en caso de que exista situación de control o grupo empresarial. Si el proponente no es parte de un grupo empresarial y/o situación de control, debe anexar certificación expedida por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador, donde conste que no hace parte de un grupo empresarial, no ejerce control sobre otras actividades y no hay situación de control sobre el interesado.
- Copia de los documentos adicionales exigidos por la Superintendencia de Sociedades respecto de las sociedades sometidas a su inspección, vigilancia o control.
- Estados financieros de la casa matriz, con corte en la fecha que corresponda a la del cierre fiscal del país de origen con la conversión a moneda colombiana y traducidos al idioma español cuando así se requiera. No serán admisibles los estados financieros de la sucursal de la sociedad establecida en Colombia.
- Certificación firmada por el representante legal del proponente o contador o revisor fiscal o auditor; en la que se indique la fecha del cierre fiscal de los estados financieros en el país de origen.
- Los proponentes extranjeros que de acuerdo con las normas aplicables aprueben sus estados financieros auditados con corte a 31 de diciembre en un fecha posterior al quinto día hábil del mes de abril, pueden presentar sus estados financieros a 31 de diciembre suscritos por el representante legal junto con un pre informe de auditoría en el cual el auditor o el revisor fiscal certifique que: (a) la información financiera presentada a la Entidad Estatal es la entregada al auditor o revisor fiscal para cumplir su función de auditoría; y (b) el proponente en forma regular y para ejercicios contables anteriores ha adoptado normas y principios de contabilidad generalmente aceptados para preparar su información y estados financieros. (Artículo 2.2.1.1.1.6.4. Decreto 1082 de 2015).
- Certificación firmada por el representante legal y el revisor fiscal si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador, de las principales cuentas detalladas del estado de situación financiera, principales cuentas del estado de pérdidas y ganancias y cuentas contingentes deudoras y acreedoras.
- Certificación firmada por el revisor fiscal o contador según el caso, en la que se indiquen los gastos de intereses reportados en el formulario RUES - Anexo 2 en el indicador de razón de cobertura de intereses.
- Certificación firmada por el contador o revisor fiscal según el caso, en la que se establezca las equivalencias de las distintas cuentas, en el evento en el que las partidas contables sean distintas a las exigidas en el Decreto 1082 de 2015.
- Copia de la tarjeta profesional del contador, revisor fiscal o auditor, según corresponda que firma los documentos, junto con la certificación sobre su vigencia, expedida por parte de la Junta Central de Contadores, con máximo 3 meses.
- Certificados de la experiencia en la provisión de los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales, los cuales deben ser expedidos por terceros que hayan recibido tales bienes, obras o servicios y deben corresponder a contratos ejecutados o copias de los contratos suscritos por las partes, orden de compra, de servicio, aceptación de la oferta o acta de liquidación, cuando el interesado no puede obtener tal certificado o documentos mencionados. El interesado debe indicar en cada certificado cada copia de los contratos, orden de compra, de servicio, aceptación de la oferta o acta de liquidación, los bienes, obras y servicios a los cuales corresponde la experiencia que pretende acreditar, identificándolos con el Clasificador de Bienes y Servicios (UNSPSC) en el tercer nivel. Las Cámaras de Comercio tienen a su disposición modelos de certificaciones que podrá usar para estos fines.
- De conformidad con lo previsto en los Decretos 359 y 579 de 2021, en el trámite de inscripción, el proponente podrá aportar la información financiera correspondiente a los tres (3) últimos años anteriores al respectivo acto. En aquellos eventos en que el proponente no tenga la antigüedad suficiente para aportar la información financiera correspondiente a los tres (3) años descritos, podrá acreditar dicha información desde su primer cierre fiscal.
- El RUP contiene los proveedores sobre los cuales se certifica su idoneidad para contratar con el Estado a través de procesos licitatorios y concurso de méritos.
- La calificación y clasificación certificada por las Cámaras de Comercio constituye plena prueba de la información del proponente.
- Da publicidad a los requisitos que habilitan al proponente, como su capacidad jurídica, financiera, de organización y experiencia.
- Permite a los proponentes participar en los procesos de contratación ante las entidades estatales.
No es necesario que se inscriba en el RUP cuando se pretenda celebrar alguno de los siguientes contratos:
- Contratación directa.
- Contratos de mínima cuantía.
- Contratos para la prestación de servicios de salud.
- Contratos de concesión de cualquier índole.
- Contratos para adquirir productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrecen en bolsas de productos legalmente constituidas.
- Contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales o industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta.
- Enajenación de bienes del Estado.
- Personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las Entidades Estatales.
- Los consorcios y las uniones temporales no se inscriben en el RUP, quienes se inscriben son cada uno de sus integrantes.
El Registro Único de Proponentes (RUP) debe renovarse de forma anual entre el 1º de enero y hasta el 5º día hábil del mes de abril de cada año, sin tener en cuenta la fecha de inscripción del proponente. En la renovación debe actualizar la información financiera.
Al renovar en las fechas estipuladas el RUP, usted podrá tener ventajas como:
- Estar habilitado para contratar con el Estado.
- Obtener certificados actualizados.
- Mantener vigente los efectos del registro.
Si el proponente no renueva su inscripción en el RUP, dentro del término legalmente establecido, cesarán sus efectos jurídicos y deberá solicitar nuevamente la inscripción con el lleno de todos los requisitos legales.
El Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas (The United Nations Standard Products and Services Code) es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios.
Para efectos de la inscripción en el Registro Único de Proponentes, el interesado debe indicar los códigos que correspondan expresándolos hasta el tercer nivel (clase), es decir, que la codificación a certificar debe tener por lo menos seis dígitos, los cuales corresponden al segmento, a la familia y a la clase de bienes y servicios a ofrecer a las distintas entidades estatales por el proponente.
El proponente se autoclasifica de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios de la ONU (UNSPSC) en el tercer nivel: 1. Segmento; 2. Familia; 3. Clase. (Seis dígitos)los dos últimos dígitos se certifican con valor cero (0). La versión implementada en Colombia es la UNSPSC V.14.080, traducida al español.
Para mayor información, visite el sitio web www.colombiacompra.gov.co
Las actuaciones inscritas por las Cámaras de Comercio en el Registro Único de Proponentes, quedarán en firme pasados diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente de su publicación en el Registro Único Empresarial y Social (RUES), siempre y cuando no se haya interpuesto recurso alguno contra esta actuación.
En el Registro Único de Proponentes (RUP), se registra la siguiente información:
- Datos generales del proponente.
- Capacidad jurídica.
- Experiencia.
- Capacidad financiera.
- Capacidad organizacional.
- Clasificación del proponente con base en los bienes, obras o servicios que ofrecerá a las entidades Estatales.
- Reportes efectuados por las entidades estatales de los contratos adjudicados, en ejecución y ejecutados, multas, sanciones e inhabilidades del proponente.
Resultado que se obtiene
Al realizar este proceso usted obtiene:
Certificado del Registro Único de Proponentes (RUP).
¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud?
Normativa asociada al trámite
A continuación, encontrará la normativa aplicable para asegurarse de cumplir con las leyes vigentes, evitar sanciones y garantizar la validez legal de sus acciones.
